Datenschutzrisiko Fotokopierer

 

 
In Unternehmen werden heutzutage digitale Fotokopiergeräte eingesetzt. In erheblichem Umfang erfolgt die Anschaffung über Leasingverträge; die Geräte werden am Ende der Vertragslaufzeit an den Leasinggeber zurückgegeben. Ein häufig übersehenes Problem ergibt sich aus einer technischen Eigenheit digitaler Kopierer: Die Geräte enthalten – genau wie PCs – Festplatten. Auf diesen Festplatten zeichnen die Kopiergeräte unter anderem sämtliche Kopien zumindest vorübergehend, vielfach auch dauerhaft auf. Eine 20 GigaByte-Festplatte speichert bereits etwa 70.000(!) Dokumente.

Wird das Kopiergerät am Ende der Laufzeit eines Leasingvertrages zurückgegeben, so besteht die Gefahr, dass sensible Daten auf der Festplatte in falsche Hände geraten. Befindet sich auf dem zurückgegebenen Gerät dann noch ein Aufkleber des Leasinggebers mit Angaben zum Standort des Kopierers und zum Leasingnehmer, und wird dieser nicht entfernt, so können nicht gelöschte Inhalte der Festplatte problemlos dem Daten verarbeitenden Unternehmen zugeordnet werden.

Hinweis
Verantwortlicher für den datenschutzgerechten Umgang mit den Daten eines Kopierers bzw. der integrierten Festplatten ist der Einsetzende bzw. Unternehmer als datenverarbeitende Stelle.

Empfehlungen

  • Sofern das Gerät es unterstützt, sollten passwortgeschützte Nutzerzugänge eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass Nutzer nur auf ihre Daten Zugriff erhalten. Die Geräte sollten sich so einstellen lassen, daß nach Abschluss jedes Vorgangs die zugehörige Datei auf der integrierten Festplatte gelöscht wird
  • Zugang und Zugriff auf das Gerät sollten kontrolliert werden, beispielsweise durch eine Paßwortsicherung der Geräteeinstellungen.
  • Im Hinblick auf die Geräterückgabe nach Ende eines Leasingvertrages, stellt man günstigstenfalls bereits bei Vertragsbeginn sicher, daß eine physikalische Löschung der auf der integrierten Festplatte enthaltenen Daten möglich ist und durchgeführt wird. Bei Verkauf eines solchen Geräts durch den Einsetzenden, hat er selbst für die Datenlöschung zu sorgen
  • Keinesfalls sollte ein Digitalkopierer im Hinblick auf mögliche Haftungsrisiken ohne Berücksichtigung der notwendigen Datenlöschung an Dritte gelangen

Autor
Guido Brenke, Rechtsanwalt
Eisenbeis Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Potsdam

(Veröffentlichungsdatum: 18.06.2010)

 

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