Fahrtenbuch

Ordnungsgemäßes Führen, Mindestangaben für das Finanzamt und Ausnahmeregelungen

Das Fahrtenbuch ist ein schriftlicher Nachweis für das Finanzamt. Darin wird die private von der betrieblichen Nutzung eines Pkw getrennt voneinander aufgezeichnet. Damit das Finanzamt ein Fahrtenbuch als Nachweis anerkennt, muss es ordnungsgemäß geführt werden, woran bestimmte Voraussetzungen geknüpft sind.

Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch

Dass ein Fahrtenbuch – z. B. für einen Firmenwagen – ordnungsgemäß geführt werden muss, geht aus der Regelung des § 6 Abs. 1 Satz 2 EStG (Einkommensteuergesetz) hervor. Eine Definition darüber, was ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch ist, fehlt im Gesetz. Aus dem Gesetzeswortlaut lassen sich indes zwei Schlussfolgerungen ziehen. Zum einen müssen die Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr bieten, vollständig und richtig zu sein. Zum anderen müssen sie mit einem vertretbaren Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein. Das setzt voraus, dass die zu erfassenden Fahrten bis zum Erreichen des Gesamtkilometerstandes vollständig und in einem fortlaufenden Zusammenhang erfasst werden.

Die inhaltlichen Mindestangaben in einem Fahrtenbuch

Wer beruflich eine Reise unternimmt, muss im Fahrtenbuch Angaben über das Reiseziel und den genauen zeitlichen Rahmen machen. Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch enthält außerdem Angaben zu dem aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner beziehungsweise zum Gegenstand der dienstlichen Verrichtung. Der Eintrag endet mit dem bei Beendigung der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand, der den Übergang von der beruflichen zur privaten Nutzung dokumentiert. Besteht die Geschäftsreise aus mehreren Teilabschnitten, so können diese zu einer Eintragung zusammengefasst und in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden. Die erforderlichen Angaben müssen sich aus dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Der Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur dann erlaubt, wenn der geschlossene Charakter der Aufzeichnungen im Fahrtenbuch dadurch nicht gefährdet wird. Anders verhält es sich bei privaten Fahrten, bei denen die jeweilige Kilometerangabe ausreicht. Ein Fahrtenbuch kann handschriftlich oder auch mit anderen elektronischen Geräten geführt werden, sofern die Angaben unverfälschbar aufgezeichnet werden.

Ausnahmeregelungen beim Führen eines Fahrtenbuches

Die Finanzverwaltung hat bestimmten Berufsgruppen Erleichterungen beim Führen eines Fahrtenbuches eingeräumt. Dazu gehören Monteure, die im Außendienst Kunden betreuen, Handelsvertreter, Taxifahrer, Fahrlehrer sowie sicherheitsgefährdete Personen. Die Ausnahmeregelungen gelten allerdings nur unter der Voraussetzung, dass die Überprüfungsmöglichkeit und die erforderliche Aussagekraft im Einzelfall nicht beeinträchtigt werden.

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