Übernachtungspauschale

Höhe, Abrechnungsmethoden und Vorteile

Die Übernachtungs­pauschale kommt häufig bei der Abrechnung von Dienstreisen zum Einsatz. Unternehmen vereinbaren mit ihren Mitarbeitern in der Regel vorab, welche Kosten sie übernehmen. Daneben kann es auch unternehmensinterne Richtlinien geben, auf deren Basis die Reisekostenabrechnung erstellt wird. In der Praxis können drei Wege im Umgang mit Unterbringungskosten beschritten werden. Die Anwendung der Übernachtungs­pauschale ist einer davon.

Abrechnung für Unterkunftskosten per Übernachtungs­pauschale

In diesem Falle erstattet der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter die Kosten in der Höhe einer Übernachtungs­pauschale. Die Auszahlung an den Mitarbeiter ist komplett steuerfrei. Pro Übernachtung können auf diesem Wege 20 EUR steuerfrei erstattet werden.

Viele Dienstreisen finden im Ausland statt. Dabei gestaltet sich die Sache etwas komplizierter, denn für nahezu jedes Land gilt eine eigene Übernachtungs­pauschale. Zum Teil werden auch für einzelne Städte gesonderte Übernachtungs­pauschalen festgelegt, um dem dort herrschenden Preisniveau gerecht werden zu können. So ist beispielsweise eine Übernachtung in Paris deutlich teurer als eine Unterbringung im weiteren Umland der Metropole. Für Paris beträgt die Übernachtungs­pauschale beispielsweise 135 EUR, für Straßburg 89 EUR und für den Rest Frankreichs 81 EUR. Ähnlich ist die Situation in Großbritannien. Wer direkt in London übernachtet, kann eine Übernachtungs­pauschale in Höhe von 160 EUR geltend machen. Für den Rest Großbritanniens gilt eine Pauschale von 119 EUR pro Nacht.

Andere Abrechnungsmethoden

Statt der Übernachtungs­pauschale können dem Arbeitnehmer auch die tatsächlichen Kosten der Übernachtung steuerfrei erstattet werden. Der Arbeitgeber übernimmt dabei die Kosten in voller Höhe und kann diese auch als Betriebsausgaben absetzen.

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten nicht, können Arbeitnehmer die angefallenen Kosten zumindest als Werbungskosten absetzen. Hierzu ist es empfehlenswert, die Belege aufzuheben, da der Werbungs­kosten­pauschbetrag in Höhe von 1.000 EUR bei häufigen Dienstreisen schnell ausgeschöpft ist und sich dann ein Ansatz der tatsächlichen Kosten lohnt.

Vorteile durch Übernachtungs­pauschale

Ob letztlich die Übernachtungs­pauschale zum Einsatz kommt oder ob es günstiger ist, die tatsächlichen Kosten der Übernachtung anzusetzen, sollte vor Antritt einer jeden Dienstreise kalkuliert werden. Mitarbeiter auf Dienstreise können sich hierbei erhebliche Lohnvorteile sichern, wenn sie eine Unterkunft finden, die vom Preis her deutlich unterhalb des Pauschalbetrags liegt. Zu beachten ist allerdings, dass die Übernachtungs­pauschale nur dann angewendet werden darf, wenn auch wirklich Kosten für eine Übernachtung angefallen sind. Wenn ein Dienstreisender beispielsweise bei Freunden oder der Familie kostenlos unterkommt oder der Arbeitgeber eine Unterkunft unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung stellt, darf er auch keine Übernachtungs­pauschale ansetzen. Auch bei Übernachtung in einem Fahrzeug, z. B. in der Kabine eine Lastkraftwagen darf keine Übernachtungs­pauschale gezahlt werden.

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