Wenn Patienten nicht zum Termin erscheinen: Wann ist ein Ausfallhonorar erlaubt?
Das Problem in der Praxis
Viele Arzt- und Zahnarztpraxen kennen das: Ein Patient hat einen festen Behandlungstermin – zum Beispiel für eine längere Untersuchung oder eine Operation – und sagt diesen entweder sehr kurzfristig ab oder erscheint gar nicht. Der Termin ist aber fest für diesen Patienten eingeplant, und es bleibt keine Zeit, ihn anderweitig zu vergeben. Es entsteht also ein „Leerlauf“, der Einnahmeausfall bedeutet.
Dann stellt sich die Frage: Darf ich dem Patienten ein sogenanntes „Ausfallhonorar“ in Rechnung stellen?
Was ist ein Ausfallhonorar?
Ein Ausfallhonorar ist eine Gebühr, die eine Praxis verlangen kann, wenn ein Patient ohne rechtzeitige Absage nicht zu einem vereinbarten Termin erscheint. Wichtig ist: Dafür müssen bestimmte rechtliche Voraussetzungen erfüllt sein.
Wann darf ich ein Ausfallhonorar verlangen?
- Es gibt einen verbindlichen Termin
Der Patient muss einen festen Termin vereinbart haben. Am besten wird ihm bei der Vereinbarung klar mitgeteilt, dass er diesen Termin rechtzeitig absagen muss, wenn er ihn nicht wahrnehmen kann – und dass sonst ein Ausfallhonorar fällig wird.
Beispiel-Formulierung:
„Bitte sagen Sie Termine spätestens 24 Stunden vorher ab. Andernfalls behalten wir uns vor, ein Ausfallhonorar zu berechnen.“
- Sie führen eine Bestellpraxis
Das bedeutet: Sie planen Termine so, dass für jeden Patienten ein bestimmter Zeitraum reserviert ist – es gibt keine Wartezimmerbehandlung nach Reihenfolge, sondern klare Uhrzeiten für jeden Patienten.
Wenn der Patient dann nicht kommt, ist dieser Zeitraum nicht anderweitig nutzbar. Nur dann ist ein Ausfallhonorar möglich.
- Der Patient sagt nicht oder zu spät ab
Wenn der Patient gar nicht oder zu kurzfristig absagt, tritt sogenannter Annahmeverzug ein. Juristisch bedeutet das: Der Patient hätte behandelt werden können, ist aber nicht erschienen – Sie haben Ihre Leistung angeboten, der Patient hat sie aber nicht angenommen.
Wichtig: Eine Frist für „rechtzeitige Absage“ muss vorher klar vereinbart sein – z. B. 24 Stunden vorher. Eine solche Frist sollte auch schriftlich dokumentiert sein (z. B. im Anamnesebogen, Behandlungsvertrag oder in Ihrer Praxisordnung).
Wie hoch darf ein Ausfallhonorar sein?
Die Höhe hängt davon ab, was Sie normalerweise in dieser Zeit verdient hätten. Denkbar ist entweder:
- eine pauschale Summe, z. B. 50 oder 100 € (vor allem bei längeren Terminen),
- oder eine exakte Berechnung nach Gebührenordnung (z. B. was konkret geplant war).
Das Honorar darf aber nicht überhöht sein – sonst könnte ein Gericht sagen, dass es unzulässig ist. Gerichte haben z. B. in der Vergangenheit 35 € pro halbe Stunde akzeptiert (AG Neukölln, Urteil vom 07.10.2004 – 4 C 179/04).
Was muss ich beachten, damit das Ausfallhonorar wirksam ist?
- Aufklärung und Zustimmung des Patienten:
Der Patient muss vorher wissen, dass im Falle des Nichterscheinens ein Honorar verlangt wird. - Transparente Absagefrist:
Geben Sie klar an, wie viele Stunden vorher abgesagt werden muss (z. B. 24 Stunden vorher). - Keine Verlegung des Termins:
Wenn Sie und der Patient nachträglich einen Ersatztermin vereinbaren, kann das ursprüngliche Ausfallhonorar entfallen.
Und wenn der Patient trotzdem nicht zahlt?
Sie können das Ausfallhonorar theoretisch gerichtlich geltend machen – aber in der Praxis ist das oft nicht wirtschaftlich, wenn es um kleinere Beträge geht. Gerichte urteilen auch nicht immer einheitlich.
Der größte Vorteil: Wenn Sie klar regeln, dass bei Nichterscheinen ein Ausfallhonorar fällig wird, dann überlegen es sich viele Patienten zweimal, ob sie einfach fernbleiben.
Fazit für Ihre Praxis
- Klären Sie Ihre Patienten frühzeitig und schriftlich auf.
- Führen Sie Ihre Praxis klar als Bestellpraxis.
- Legen Sie eine angemessene Absagefrist (z. B. 24 Stunden) fest.
- Vereinbaren Sie eine realistische Pauschale als Ausfallhonorar.
- Dokumentieren Sie alle Vereinbarungen gut – und nutzen Sie sie auch in der Kommunikation (Website, Terminzettel, Aushänge).
Tipp: Lassen Sie Ihre Formulare oder Ihre Praxisbedingungen einmal anwaltlich prüfen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Regelung auch gerichtsfest ist.
