Prüfungspflicht der Arbeitgeber zur Jahresarbeitsentgeltgrenze
Einleitung
Arbeitgeber sind im Rahmen der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung ihrer Beschäftigten regelmäßig verpflichtet zu prüfen, ob das maßgebliche Arbeitsentgelt die jeweils geltende Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) überschreitet. Dieser Prüfung kommt eine besondere praktische Bedeutung zu, da hiervon insbesondere der Krankenversicherungsstatus der Arbeitnehmer sowie erhebliche Haftungs- und Nachforderungsrisiken für den Arbeitgeber abhängen.
Rechtliche Bedeutung der Jahresarbeitsentgeltgrenze
Die Jahresarbeitsentgeltgrenze ist die zentrale Abgrenzungsgröße zwischen der Versicherungspflicht und der Versicherungsfreiheit in der gesetzlichen Krankenversicherung. Arbeitnehmer, deren regelmäßiges Jahresarbeitsentgelt die JAEG überschreitet, sind krankenversicherungsfrei und können zwischen der freiwilligen Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung und einem Wechsel in die private Krankenversicherung wählen.
Unterschreitet das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt hingegen die JAEG, tritt kraft Gesetzes Krankenversicherungspflicht ein. Diese Beurteilung ist nicht dem Arbeitnehmer überlassen, sondern vom Arbeitgeber vorzunehmen und korrekt gegenüber den Einzugsstellen zu melden.
Eine Pflichtversicherung in der gesetzlichen Krankenversicherung ergibt sich, wenn die maßgebliche Vergütung als Beschäftigter unter der Jahresarbeitsentgeltgrenze (2026 = 77.400 € brutto) liegt.
Eine besondere Jahresarbeitsentgeltgrenze (2026 = 69.750 €) gilt für Beschäftigte, die am 31.12.2002 wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze versicherungsfrei und zu diesem Zeitpunkt mit einer privaten Krankenkostenvollversicherung abgesichert waren.
Prüfungszeitpunkt
Die Prüfung, ob die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschritten wird, erfolgt grundsätzlich:
- zu Beginn einer Beschäftigung,
- bei jeder Entgeltänderung,
- bei Änderung der Arbeitszeit,
- turnusmäßig zum Jahreswechsel.
Maßgeblich ist dabei nicht das tatsächlich erzielte Entgelt sondern das mit hinreichender Sicherheit zu erwartende regelmäßige Jahresarbeitsentgelt.
Begriff des regelmäßigen Jahresarbeitsentgelts
Zum regelmäßigen Jahresarbeitsentgelt zählen alle Einnahmen aus der Beschäftigung, die mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit mindestens einmal jährlich gezahlt werden. Hierzu gehören insbesondere:
- das laufende monatliche Arbeitsentgelt,
- vertraglich fest zugesicherte Sonderzahlungen (z. B. Weihnachts- oder Urlaubsgeld),
- feste Zulagen und Zuschläge, soweit sozialversicherungspflichtig.
Nicht zu berücksichtigen sind hingegen:
- unvorhersehbare Sonderzahlungen,
- steuerfreie Zahlungen,
- variable Vergütungsbestandteile, die von weiteren Bedingungen abhängen (z.B. Gewinn des Unternehmens).
Die Abgrenzung ist im Einzelfall sorgfältig vorzunehmen und kann mit erheblichen Schwierigkeiten verbunden sein. Es sollte die gesetzliche Krankenkasse als Einzugsstelle eine Entscheidung dazu treffen.
Prognoseentscheidung des Arbeitgebers
Die Prüfung der JAEG stellt eine Prognoseentscheidung dar. Der Arbeitgeber hat auf Grundlage der bei Prüfungsbeginn bekannten Umstände zu beurteilen, ob das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt die JAEG überschreiten wird.
Spätere unvorhersehbare Entwicklungen, wie etwa unerwartete Bonuszahlungen oder krankheitsbedingte Entgeltausfälle, ändern die ursprüngliche Beurteilung grundsätzlich nicht rückwirkend. Entscheidend ist allein, ob die Prognose zum Zeitpunkt der Entscheidung vertretbar und sachgerecht war.
Folgen einer fehlerhaften Beurteilung
Eine unzutreffende Beurteilung der JAEG kann erhebliche finanzielle Folgen haben.
Stellt sich im Rahmen einer Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung heraus, dass ein Arbeitnehmer zu Unrecht als krankenversicherungsfrei behandelt wurde, drohen Nachforderungen von Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträgen zur gesetzlichen Versicherung.
Die vollen Nachforderungen erfolgen auch dann, wenn der Arbeitnehmer über den gesamten Zeitraum privat krankenversichert war.
Dokumentation und Nachweis
Arbeitgeber sind angehalten, die Entscheidung über das Überschreiten oder Unterschreiten der JAEG nachvollziehbar zu dokumentieren. Hierzu gehören insbesondere:
- Arbeitsverträge und Änderungsvereinbarungen,
- Entgeltabrechnungen,
- Berechnungen zur Prognose des Jahresarbeitsentgelts,
- interne Vermerke über den Prüfungszeitpunkt und die Entscheidungsgrundlagen.
Eine ordnungsgemäße Dokumentation kann im Rahmen einer Betriebsprüfung entscheidend zur Entlastung des Arbeitgebers beitragen.
Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber
Für die Praxis empfiehlt sich folgendes Vorgehen:
- jährliche systematische Überprüfung aller Arbeitnehmer mit Entgelten in Grenznähe zur JAEG,
- frühzeitige Prüfung zum Jahreswechsel
- enge Abstimmung zwischen Personalabteilung und Lohnbuchhaltung
- rechtzeitige sozialversicherungsrechtliche Beratung bei Zweifelsfällen bei der gesetzlichen Krankenkasse als Einzugsstelle
Sollte eine Unterschreitung der JAEG in Betracht kommen, ist der Beschäftigte zu informieren.
Nur der Beschäftigte kann eine Entscheidung darüber treffen, ob er einen Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht in der gesetzlichen Krankenversicherung stellen möchte.
Legt der Beschäftigte keinen Befreiungsbescheid der gesetzlichen Krankenkasse vor, muss der Arbeitgeber den Beschäftigten zur gesetzlichen Krankenversicherung anmelden und die Beiträge abführen. Hier besteht kein Wahlrecht.
Musterschreiben
Nachfolgend finden Sie ein formelles Musterschreiben an den Arbeitnehmer, das Sie anpassen und dann verwenden können. Das Schreiben weist auf die Unterschreitung der Jahresarbeitsentgeltgrenze hin und informiert über die Möglichkeit der Befreiung von der Krankenversicherungspflicht.
Haftungsausschluss
Die vorstehenden Informationen dienen ausschließlich der allgemeinen Information und stellen keine steuerliche, rechtliche oder sonstige fachliche Beratung dar. Trotz sorgfältiger Erstellung wird keine Gewähr für die Aktualität, Richtigkeit, Vollständigkeit oder Verständlichkeit der dargestellten Inhalte übernommen.
